Proces należytej staranności [Due Diligence Policy] w spółce SULIQ sp. z o.o.

SULIQ sp. z o.o. realizuje proces należytej staranności w oparciu o najważniejsze wartości i zasady Spółki, mając na względzie dbałość nie tylko o swój interes ekonomiczny, ale również o to, by podjęte działania przynosiły szeroko pojęte korzyści wszystkim uczestnikom transakcji oraz środowisku naturalnemu.

SULIQ sp. z o.o. koncentruje się na dwóch profilach działalności: dystrybucja wyrobów stalowych oraz dostawy materiałów do tworzenia powłok ochronnych w przemyśle. W obszarze globalnego łańcucha dostaw minerałów 3TG (Tin, Tantalum, Tungsten, Gold) Spółka występuje w roli unijnego importera drutu z cyny i odpowiedzialnego uczestnika krajowego rynku inżynierii warstwy powierzchni.

Mając świadomość, iż należyta staranność w łańcuchu dostaw to ciągły proces monitorowania i administrowania zakupami oraz sprzedażą z myślą o tym, by nie przyczyniać się do finansowania konfliktów i naruszania praw człowieka, uwzględniając ryzyko znaczących negatywnych skutków, które mogą być związane z wydobyciem minerałów, handlem nimi, ich przetwórstwem i wywozem z obszarów dotkniętych konfliktami i obszarów wysokiego ryzyka, Spółka zobowiązuje się do przyjęcia i rozpowszechnienia procedury w zakresie odpowiedzialnego globalnego łańcucha dostaw minerałów 3TG (Tin, Tantalum, Tungsten, Gold) z obszarów dotkniętych konfliktami i obszarów wysokiego ryzyka „Conflict Minerals Regulation".

Proces należytej staranności w Spółce prowadzony jest w zgodzie z modelem wskazywanym w Wytycznych OECD dotyczących należytej staranności w odpowiedzialnym prowadzeniu działalności biznesowej [OECD Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct (2018)] oraz z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/821. Model ten przewiduje zaadresowanie regularnym i kompleksowym procesem następujących zagadnień:

• Wbudowanie należytej staranności w polityki i systemy zarządzania spółki
• Identyfikacja i ocena negatywnego wpływu oraz ryzyk związanych z działalnością Spółki
• Eliminowanie, zapobieganie lub łagodzenie zidentyfikowanych negatywnych wpływów
• Monitorowanie skuteczności podjętych działań
• Komunikowanie o należytej staranności
• Naprawienie szkód lub współpraca w ich naprawianiu

Kluczowe elementy procesu:

• Program zapewnienia zgodności (Compliance Programme) — program buduje procedury i działania kontrolne, w tym system kontroli wewnętrznej, tak by wspierać odpowiednie, zgodne z prawem zachowania w firmie.
• Polityka należytej staranności w łańcuchu dostaw materiałów zawierających minerały 3TG — polityka pozwala skuteczniej unikać negatywnych skutków oraz podejmować stosowne działania w przypadku ich wystąpienia w wyniku prowadzonej działalności w łańcuchach dostaw.
• Procedura zgłaszania nieprawidłowości — procedura reguluje proces przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń nieprawidłowości oraz sposoby zarządzania odpowiednim dochodzeniem.
• Instrukcja kwalifikowania dostawców — szczegółowe określenie warunków stawianych dostawcom materiałów w celu zapewnienia oczekiwanej przez klienta jakości, terminowości i poziomu cenowego.

Zarząd Spółki czyni starania, by polityka należytej staranności była znana jej komercyjnym i finansowym partnerom, wszelkim współpracownikom i dostawcom. Będziemy wdzięczni za zgłaszanie przypadków naruszeń przepisów, wytycznych i zasad, które zawiera polityka należytej staranności, w szczególności w łańcuchu dostaw materiałów zawierających minerały 3TG, oraz za dzielenie się wszelkimi uwagami w tym zakresie.

Zgłoszenia można przekazywać m.in. wypełniając „Formularz zgłoszenia nieprawidłowości" udostępniony na stronie suliq.pl i przesyłać poprzez:

• e-mail, na następujący adres: biuro@suliq.pl
• pocztę tradycyjną, na następujący adres: SULIQ sp. z o.o., 43-600 Jaworzno, ul. Drzymały 19

Pomimo że Spółka przyjmuje zgłoszenia anonimowe, Zarząd sugeruje, aby Zgłaszający wybierali zgłoszenia nieanonimowe, co pozwala zapewnić szybsze i skuteczniejsze dochodzenie.

Kolejne etapy wstępnej weryfikacji i dochodzenia są łatwiejsze, jeżeli zgłoszenia zawierają dokładną i szczegółową treść, jak np.:

• opis zgłaszanych faktów, ze wskazaniem znanych okoliczności (sposób przebiegu, czas i miejsce);
• tożsamość Zgłaszanego lub Zgłaszanych, o ile jest znana;
• wskazanie wszelkich innych osób, które mogą przedstawić relację dotyczącą zgłaszanych faktów;
• wszelkie dokumenty — również w formie fizycznej — stanowiące dowody na poparcie zgłoszenia, a dodatkowo również tożsamość Zgłaszającego (np. dane osobowe i kontaktowe), jeżeli nie wybrano drogi anonimowej.

Spółka zapewnia, że wszelkie zgłoszenia będzie analizować i archiwizować, klasyfikując je jako „Uzasadnione" albo „Nieuzasadnione" oraz zaznaczając, czy „Podjęto działania", czy „Nie podjęto działań".

Prosimy o kontakt, również w przypadku gdy są Państwo zainteresowani szczegółowymi procedurami Polityki należytej staranności przyjętymi w naszej Spółce.